Hola Compañeros, ya estamos en la recta final de nuestro curso, el día de hoy tienen que realizar un plan de acción para irse de viaje en el mes de diciembre, como se imaginan tienen que involucrar al proceso administrativo en este proyecto. Sus características se las muestro a continuación:
Hoja
de plan de acción
Objetivo:
Fecha de inicio:
fecha limite:
Acción
a seguir
Tiempo
estimado
Costo
Responsable
Gasto
Tiempo
Este es un ejemplo de lo que ustedes pueden llevar a cabo,le pueden agregar mas lineas y en su caso información adicional, que les sirva para prever contingencias.
Por último dejen un comentario sobre que les pareció este curso, que les hubiera gustado saber, etc.
Yo de antemano les agradezco mucho su tiempo y dedicación y espero que haya sido de su agrado este trabajo, les aviso que fuera del curso voy a seguir subiendo información para que ustedes la consulten, me despido por el momento y les envió cariñosos saludos. Que tengan bonito día.
Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
El control en cualquier actividad es de suma importancia, ya que nos permitirá establecer las medidas para corregir las actividades, de tal manera que se alcancen los planes exitosamente. Ademas de que se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.Incluyendo visualizar rápidamente las causa que pueden originar desviaciones, para que no se vuelva a presentar en el futuro. Proporciona información de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
INSTRUCCIÓN: Realiza un comentario sobre como aplicarías el control en tu actividad diaria y si consideras llevarlo a cabo para mejora de tu actividad. Anexo el cuadro de control de actividades terminado para que lo agreguen al de ustedes.
Registro
Planeación y Organización de actividades
Objetivo:
Día de la semana:
Fecha:
Hora
Actividad
Responsable
Recursos
Comentarios
7:00
7:30
8:00
8:30
9:00
9:30
Análisis para
finalizar el día laboral:
Este día fue
________________ ¿común?
________________ ¿Más
ocupado?
________________ ¿Menos
ocupado?
Comentarios: ¿cumplí
con lo planeado? ¿Que me falto? ¿Cuales son mis pendientes? ¿llegue a mi
objetivo?
Se refiere a la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el personal tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar al personal, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.
Está comprobado que buena parte de los planes fracasan durante su implantación, sin poder determinar a ciencia cierta que fue lo que falló. La diferencia entre fracasar y triunfar radica en la ejecución de la misma.
El valor de una buena estrategia, solo se puede medir con base en los resultados que arroje, y estos dependen en buena medida de la eficiencia y eficacia de las tácticas utilizadas para su ejecución. Desde luego no existen garantías, pero una buena ejecución maximiza las probabilidades de éxito de una estrategia, aún si esta no es, al menos en apariencia, “tan brillante”.
Un hecho histórico
Napoleón Bonaparte, uno de los estrategas más geniales de la historia dijo una vez: “en estrategia no hay victoria” y “ningún plan sobrevive intacto más allá del primer contacto con el oponente”. Decía esto en referencia a que él daba tanta o más importancia a la ejecución eficaz de las acciones planeadas, como a la misma estrategia; así mismo entendía que todo líder debe ser capaz de reaccionar y hacer los ajustes necesarios a su plan original, pues las cosas nunca salen exactamente como se pensaba. Previo a cada batalla, el emperador pasaba mucho tiempo supervisando los preparativos y visitando personalmente a sus soldados para motivarlos. A decir verdad, la derrota final que sufrió Napoleón Bonaparte en Waterloo se debió más a una mala ejecución, que a una estrategia deficiente. En opinión de muchos estudiosos del tema, la estrategia francesa para esa batalla era “más brillante” que la de la coalición de naciones a la que se enfrentaba (aún a pesar de tener la desventaja numérica); sin embargo la combinación de diversos sucesos durante la aplicación de dicha estrategia (entre ellos la mala ejecución de uno de los generales franceses que debía retrasar e impedir que los austriacos llegaran a Waterloo a tiempo), terminaron por dar la victoria a Inglaterra y a sus aliados. La estrategia “menos brillante” terminó triunfando porque tuvo una mejor ejecución.
Malas ejecuciones en los negocios
En el trabajo no es muy diferente, muchos planes y estrategias terminan en “buenas intenciones” o en “un intento más”. Y, esto se debe principalmente a dos factores:
· Los esfuerzos no siguen una metodología clara (a veces ni la estrategia ni el objetivo que persigue ésta son del todo claros)
· Al personal responsable de ejecutarla no se le ha comunicado adecuadamente lo que debe hacer, por qué es importante que lo haga y qué beneficios traerá; por tanto no se compromete ni se involucra adecuadamente.
Estos dos factores repercuten de manera muy importante en la ejecución, y por tanto, en las probabilidades de éxito de una estrategia o iniciativa. Desafortunadamente es común ver actividades en ejecución de todo tipo:
· Nuevos productos o servicios que tardan mucho más de lo planeado en ser desarrollados y lanzados al mercado.
· Esfuerzos para documentar políticas y procedimientos de trabajo, que quedan inconclusos o terminan siendo “letra muerta” dentro de una gruesa carpeta que nadie utiliza.
· Sistemas informáticos que no logran implantarse, o si se implantan, terminan siendo subutilizados.
· Proyectos de certificación, que fracasan en obtener o en retener dicha certificación.
· Cursos y programas de capacitación que terminan diluyéndose sin reportar un beneficio real por la inversión hecha.
Si vemos, cada una de estas iniciativas tiene un valor estratégico incuestionable para cualquier empresa o negocio, sin embargo el método y las tácticas utilizadas para desplegar la estrategia, así como la ejecución adecuada del plan de trabajo, pueden hacer la diferencia.
¿Qué hace falta para una buena ejecución?
En estricto sentido, el ejecutar una iniciativa debe ser algo relativamente simple, si se sabe exactamente qué pasos se deben seguir, quién debe seguirlos y en qué orden. Es como seguir los pasos de una receta de cocina, antes de empezar hay que contar con todos los ingredientes y utensilios para preparar el platillo que deseamos, y dedicarle el tiempo necesario para la preparación (sin distracciones). Obviamente el grado de complejidad es mayor, involucra gente, y lo peor, ¡INVOLUCRA TIEMPO! Por eso se debe poner mucha atención a la ejecución. Aunque los pasos particulares para ejecutar una iniciativa o estrategia son muy diversos, éstos deben contener al menos los siguientes puntos (siguiendo la analogía de una receta de cocina):
Qué iniciativa va a implementar (qué platillo preparará). Debe tener bien claro qué iniciativa va a ejecutar y el objetivo que esta persigue.
Qué insumos necesitará (qué ingredientes). ¿Conoce todo lo que implica la iniciativa que quiere llevar a cabo? El tiempo, los materiales, el personal, el dinero, los permisos, etcétera.
Cuál es la secuencia de actividades (cuáles son los pasos de preparación). Para llevar a cabo cualquier iniciativa o estrategia, deben estar claras no solo las actividades, sino la secuencia en que deben ejecutarse (no se puede freír primero una milanesa y después empanizarla, ¿verdad?)
Quién llevará a cabo cada actividad y en cuanto tiempo (quién será el chef, el ayudante de cocina, el lavaplatos). Cada actividad necesita un responsable que esté calificado para hacer el trabajo y que sepa exactamente lo que se espera de él. Algo indispensable que debe estar claro es quién será el líder responsable, ya que hace falta alguien que tome en última instancia las decisiones importantes, que dé seguimiento a los avances, y que revise que el trabajo esté bien hecho.
Aunque obviamente la complejidad depende de la iniciativa o proyecto de que se trate, y de quien la vaya a ejecutar, todos estos puntos deben estar contenidos en un buen plan de trabajo. Y el elaborar dicho plan no es de ninguna manera una pérdida de tiempo, pues créanme que nos ahorrará mucho más tiempo del que nos tomó el elaborarlo (sin mencionar muchos dolores de cabeza).
Instrucciones: Con respecto al texto y tomando como base lo elaborado en las actividades anteriores, realiza un comentario sobre como tienes que ejecutar tus acciones para llegar al objetivo planteado en la actividad anterior, ¿que estrategia vas a llevar a cabo? para lograrlo.
Se concreto y como ustedes conocen mucho de su área pueden dar una opinión al comentario de sus compañeros de oficina a fin de mejorar su estrategia, para beneficio de todos. Gracias y buenas noches.
Espero que a la fecha estén disfrutando de este blog, me permito recordarles, lo siguiente:
Para todos en general, les sugiero que lean la entrada de bienvenida, ahí encuentran las indicaciones generales y los criterios de acreditación del curso.
Lean las indicaciones de la actividad.
Por favor no comenten las participaciones de otros compañeros si no se los pide la actividad, a menos que sea de su área y puedan opinar al respecto como sugerencia de mejora. (opiniones asertivas)
Dense tiempo de leer el cierre y comentar al respecto en esta parte todos pueden opinar.
La organización, debe responder a la pregunta ¿Como se va hacer?. Algunos autores defines a la organización como: el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías disposición correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Las etapas de la organización son:
División del trabajo: es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
Coordinación: Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.
El ejecutivo administrativo tiene la obligación de llevar el control general de la oficina, es decir, manejar la correspondencia que ingresa/ egresa de la empresa de una manera responsable para su atención revisión consulta y trasferencias posterior, y debe llevar el planificados, diario o semanal. Por tal motivo debe llevar a cabo una organización total de su trabajo, tomando en cuentas sus recursos humanos, materiales, económicos y de tiempo, con los que cuenta para la realización de su trabajo.
IMPORTANCIA DE LAS
HERRAMIENTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DE OFICINA.
Realizar un trabajo de oficina de
manera efectiva, no sería posible sin la ayuda de los diversos equipos, métodos
y herramientas organizacionales de los cuales disponemos hoy en día.
Desde las mesitas para café hasta
los archivos físicos; todas estas herramientas juegan un papel preponderante en
el buen desenvolvimiento del trabajo empresarial en el área de oficina.
Nunca
está de más destacar la importancia de la organización de nuestro espacio de
trabajo para la buena realización de las tareas; por diversas razones entre las
que podemos mencionar:
Imagen Profesional: La organización de nuestro
espacio transmite a los clientes un claro mensaje de seguridad, respeto
hacia él, la empresa, nuestros compañeros y nuestro trabajo en general;
capacidad, confiabilidad, profesionalismo.
Ahorro en Tiempo y Dinero: Cuando nuestros espacios
están organizados adecuadamente, logramos ahorrar tiempo en la realización
de nuestras tareas y dinero porque no malgastamos ni mal utilizamos los
recursos de los cuales disponemos.
Eficiencia: tiene mucho que ver con el
punto anterior. Cuando disponemos de las herramientas adecuadas (en
materia organizacional) para desarrollar nuestro trabajo, logramos hacer
un mejor uso de los recursos de los cuales disponemos para la realización
de nuestras tareas.
Efectividad: al hacer un mejor uso de
nuestros recursos podemos alcanzar nuestros objetivos de manera más
efectiva.
Cuando hablamos de
"herramientas", nos referimos a todos aquellos métodos y equipos
mediante los cuales logramos organizar nuestro trabajo diario. Estas van
desde las agendas (impresas o electrónicas), controles (de llamadas, correspondencias,
fax, etc.) hasta los archivos tanto físicos como electrónicos, bandejas para
escritorios, directorios telefónicos, porta lápices, etc.
En fin,
nos referimos a todos aquellos recursos materiales que contribuyen a la
organización eficiente de nuestras tareas diarias, con el fin de realizar una
labor efectiva para alcanzar los objetivos de nuestra oficina y la empresa en
general.
MÁS IMPORTANTE QUE POSEERLOS ES SABER UTILIZARLOS
ADECUADAMENTE
Estas herramientas, como vemos,
juegan un papel muy importante en la realización de nuestro trabajo diario,
aunque muchas veces, generalmente por lo común de su presencia en nuestros
espacios de trabajo, no les damos la importancia que ameritan, ni hacemos un
uso correcto de ellas y esto último es de vital importancia.
No
hacemos nada con tener estas herramientas si no las utilizamos o lo hacemos de
manera inadecuada.
Debemos acostumbrarnos a utilizar estas
herramientas, que como ya hemos enumerado a grandes rasgos, son muchas y
responden a las diversas necesidades de organización de las funciones
realizadas en una oficina; porque muchas veces son tantas que no podríamos
pretender confiar en nuestra mente para tenerlas presentes y bien organizadas.
Instrucción: Realiza un autoanalisis y verifica según tu experiencia si verdaderamente aplicas la organización en tu trabajo, comenta. Realiza el complemento a tu tabla de la actividad anterior. Como en el siguiente ejemplo:
La planeación es un proceso complejo. Algunas personas son buenas para planear y otras no. Hay quien parece estar tan lleno de actividades y con tiempos limitados que alega no tener tiempo para planear.
Sin embargo, planear es la clave para aliviar la tensión que produce el disponer de poco tiempo. Es la forma de estructurar su futuro.
La planeación contribuye en dos formas para dar orden a su vida personal y laboral. Primero, puede decirle como moverse del sitio donde está para llegar a donde realmente desea. Segundo, determina los recursos necesarios que se requieren para llegar ahí. A través de la planeación, usted puede saber como cuándo comenzar algo para completarlo bajo un horario, y lo que va a costarle.
Se pueden hacer planes a lago o corto plazo. Aquí vamos a trabajar los planes a largo plazo son lo que desea lograr en los próximos tres meses, así como cualquier otro proyecto que exceda una semana y lo planes a corto plazo serán los que usted quiere lograr hoy o en esta semana, aunque estos planes serán los que permitirán que usted logre los objetivos a largo plazo.
Una buena planeación incluye:
Establecer objetivos.
Determinar los medios y recursos.
Asignar responsabilidades (quién hará qué y para cuándo)
Programar los pasos a seguir.
Fijar el plazo para realizarlos.
Seleccionar la fecha para comenzar, lo que permitirá completar el objetivo en una fecha determinada.
Estipular las medidas y la forma de revisar los detalles.
Planificación del trabajo diario.
Conlleva una evaluación continua.
Es la clave del éxito para el
asistente administrativo.
El profesional de oficina debe organizar
el trabajo para hacer buen uso del tiempo y garantizar eficiencia y
efectividad en la realización de las tareas, así economiza esfuerzo y
logra mayor productividad.
Conocer el trabajo
Adquirir buenos
hábitos de trabajo
El Plan Diario consiste en realizar un análisis de las tareas que se deben realizar durante un día
en particular, siempre se debe proveer tiempo para las situaciones
imprevistas que puedan surgir.
Algunos hábitos que ayudan en la realización
del plan diario de trabajo son:
Puntualidad:
Se debe llegar al trabajo a
tiempo o antes de la hora indicada. Es un compromiso que debe cumplir todo
empleado. Así hará uso correcto del tiempo y completará las tareas
asignadas.
Comenzar a tiempo:
Cuando se llega al trabajo
hay que empezar a trabajar.
Clasificar las tareas y
establecer prioridades:
Las tareas de oficina pueden
ser clasificadas entre: lo que es urgente lo que es para hoy lo que puede
esperar.
Lo que es urgente: es que
no puede esperar, hay que hacerlo ahora. Contestar una llamada telefónica,
enviar un fax, atender un visitante, etc.
Lo que es para hoy: puede
hacerse durante la mañana o la tarde del día. (concertar una cita)
Lo que
puede esperar – puede hacerse cualquier otro día de la semana (archivar)
Establecer Prioridades:
Permite realizar las tareas más importantes. Es importante
consultar con el ejecutivo para que este autorice dichas prioridades.
Cuando se trabaja con más de un ejecutivo se deben realizar las tareas de
éste primero ya que es el jefe inmediato. Sin
embargo, es importante consultar.
Darte un tiempo antes de salir de la oficina para realizar tu plan de trabajo para el día siguiente.
Y por ultimo, hacer las actividades que nos corresponden, cuando hay tiempo, no aplazarlas hasta que no haya otra alternativa.
Recuerda una buena imagen profesional, es un activo para el logro de cualquier meta.
Instrucción: Una vez que ya leíste y viste el vídeo y tomando en cuenta tus prioridades de la actividad anterior, realiza una planeación de tus actividades diarias de esta semana, tomando en cuenta el siguiente formato:
Recuerda poner mucha atención en las actividades según su importancia.
Instrucciones: Después de ver estos dos vídeos realiza una opinión al respecto y después trabaja la siguiente estrategia:
Mis prioridades para la semana
Realizar una lista personal de 5 prioridades que deben hacerse (actividades decisivas), 5 que deberían hacerse (actividades de valor medio) y 5 agradables de hacer, para esta semana únicamente. Esta actividad nos permitirá priorizar nuestras actividades para diseñar una agenda. Saludos, todas las aportaciones subelas al blog.
La
administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de
otras disciplinas:
1.Universalidad: Existe en
cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa
industrial, el ejercito, un hospital, una escuela, etc.
2.Valor
Instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta
ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca
obtener un resultado.
3.Unidad
Temporal: Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el
proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. Todas las
partes del proceso administrativo existen simultáneamente.
4.Amplitud de
ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización
formal.
5.Especificidad: Aunque la
administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características
propias que le proporcionan su carácter específico.
6.Interdisciplinariedad: La administración
es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en
el trabajo.
7.Flexibilidad: los
principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo
social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
Después de
haber estudiado sus características, resulta innegable la trascendencia que
tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es necesario
mencionar algunos de los argumentos más relevantes que fundamenta la
importancia de esta disciplina:
1.Universalidad: Con la
universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para
el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social.
2.Simplificación
del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y
procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.
3.Productividad
y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación
directa con la aplicación de una buena administración.
4.Bien común: A través de
los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, ya
que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos,
para mejorar las relaciones humanas y generar empleos.
Actividad 1.Después de haber visto el vídeo y haber leído el texto. Realiza un análisis de tus actividades diarias y comenta si haz llevado a cabo el proceso administrativo y en que momentos de tu vida laboral y personal lo aplicarías.
